22.05.2020

#beneficjentrzeczywisty – (już nie tak) nowy obowiązek spółki

Autor: Monika Drabek-Rainka

Informacja praktyczna – zmiana terminu zgłoszeń do CRBR

W ostatnich tygodniach ustawodawca podejmuje działania zmierzające – przynajmniej w swych założeniach – do redukcji negatywnych skutków trwającej obecnie epidemii SARS-CoV-2 i “ułatwienie życia” – w szczególności – przedsiębiorców. Obok narzędzi w postaci pomocy finansowej przewidziane zostały również inne udogodnienia, m.in. wydłużenie różnego rodzaju terminów, w tym zapłaty bądź spełnienia określonych obowiązków.

Do ostatniej grupy należy wprowadzona w ramach jednej z “tarcz antykryzysowych” zmiana ustawy AML polegająca na przesunięciu z dnia 13 kwietnia na 13 lipca br. ostatecznego terminu zgłaszania do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych beneficjentów rzeczywistych podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego przed 13 października 2019 roku. 

Zwłaszcza mając na uwadze potencjalne sankcje związane z niezachowaniem ustawowego terminu (o czym mowa poniżej), warto skorzystać z dodatkowego czasu i raz jeszcze przypomnieć o istnieniu powyższego obowiązku i podstawowych kwestiach z nim związanych. 

Kim jest beneficjent rzeczywisty?

Kluczowym i jednocześnie przysparzających najwięcej trudności praktycznych elementem realizacji obowiązku zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych jest ich określenie. 

Zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 1) ustawy AML przez beneficjenta rzeczywistego (ang. UBO – ultimate beneficiary owner) “rozumie się przez to osobę fizyczną lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem (tj. spółką) poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub osobę fizyczną lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna, w tym

a) w przypadku klienta będącego osobą prawną inną niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadającym im przepisom prawa państwa trzeciego: – osobę fizyczną będącą udziałowcem lub akcjonariuszem klienta, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej, – osobę fizyczną dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu, – osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji klienta, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu, – osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad klientem poprzez posiadanie w stosunku do tej osoby prawnej uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351) [jednostka dominująca], lub – osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w tiret pierwszym, drugim, trzecim i czwartym oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;

(b) w przypadku klienta będącego trustem: – założyciela, – powiernika, – nadzorcę, jeżeli został ustanowiony, – beneficjenta, – inną osobę sprawującą kontrolę nad trustem; 

(c) w przypadku klienta będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, wobec którego nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na fakt sprawowania kontroli nad nim przez inną osobę fizyczną lub osoby fizyczne, przyjmuje się, że taki klient jest jednocześnie beneficjentem rzeczywistym”.

I o ile definicja ustawowa wydaje się być szczegółowa, o tyle praktyka pokazuje, że może ona budzić liczne pytania.

Przede wszystkim należy jednak podkreślić, że to zawsze do obowiązanej spółki należy ocena stanu faktycznego i prawnego, na podstawie której we własnym zakresie ustala ona i wskazuje osobę lub osoby fizyczne sprawujące nad nią bezpośrednio lub pośrednio kontrolę. 

Po wtóre – co kluczowe, a powodujące niejednokrotnie istotne wątpliwości praktyczne – definicja beneficjenta rzeczywistego, o której mowa w art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy AML, stanowi otwarty katalog (!), co jest konsekwencją użycia przez ustawodawcę doprecyzowania “w tym” (podkreślonego w treści przepisu powyżej, przed lit. a)).

Wyliczenie potencjalnych beneficjentów rzeczywistych zawarte w przytoczonym wyżej przepisie ma zatem jedynie charakter przykładowy. W efekcie – spółka zobowiązana jest przede wszystkim dokonać analizy przesłanek opisanych na wstępie definicji beneficjenta rzeczywistego, a wylistowane przypadki traktować jedynie pomocniczo. Na marginesie można zwrócić uwagę, że w przedmiotowym przepisie udział procentowy w kapitale zakładowym czy głosach w ramach organu danego podmiotu jest określony jako “więcej niż 25%”, co – rzecz jasna – oznacza, że posiadanie np. 25% udziałów danej spółki jeszcze nie jest jednoznaczne ze statusem beneficjenta rzeczywistego. Ponadto, w odniesieniu do spółek innych niż giełdowe, interesującą, wskazaną wprost kategorią beneficjentów rzeczywistych są – w określonych przypadkach – osoby fizyczne zajmujące wyższe stanowiska kierownicze w danej spółce (co często ignorowane). Z powyższego jasno wynika, że poprzedzająca ustalenie beneficjentów rzeczywistych analiza – zarówno faktyczna, jak i prawna – powinna zostać przeprowadzona w sposób rzetelny i szczegółowy, a nie automatyczny. 

Podsumowując, należy stwierdzić, że każdy opisany wyżej podmiot posiada co najmniej jednego beneficjenta rzeczywistego, a aby go wskazać należy ustalić każdą osobę fizyczną sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę.

Czym jest Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych?

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych jest systemem, w którym gromadzone i przetwarzane są informacje dotyczące beneficjentów rzeczywistych określonych podmiotów.

CRBR jest rejestrem jawnym, udostępnionym nieodpłatnie, a podstawą prawną jego utworzenia stanowi art. 194 ustawy AML (implementującej tzw. IV dyrektywę AML). Jak podaje w swoich materiałach informacyjnych Ministerstwo Finansów, “jednym z głównych zadań CRBR jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (…). [a p]ubliczny charakter rejestru (…) przyczynia się do zwiększenia zaufania do rynku finansowego i uczestników obrotu gospodarczego”.

Dla ułatwienia korzystania z CRBR, Ministerstwo Finansów udostępniło wyszukiwarkę wpisów do rejestru, z której – po złożeniu elektronicznego wniosku – można uzyskać interesujące informacje. Zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem, dane są dostarczane najpóźniej następnego dnia roboczego po złożeniu wniosku, jednak w praktyce system generuje informacje (widoczne na stronie, do pobrania także w formacie pfd lub xml) niemal natychmiast. 

Jak, gdzie, kiedy – czyli szczegóły zgłaszania do CRBR

Zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych dokonuje się drogą elektroniczną za pośrednictwem udostępnionej platformy, przy użyciu elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePuap. W imieniu obowiązanej spółki działają osoby uprawnione do jej reprezentacji, zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionym w KRS (w tym np. osoby wchodzące zarządu lub prokurenci). Nie jest zatem możliwe zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych przez pełnomocnika.

Należy pamiętać o terminie zgłaszania beneficjentów rzeczywistych, który dla nowo tworzonych podmiotów wynosi 7 dni od dnia rejestracji spółki w KRS.

Na marginesie warto zauważyć, że zgłoszenie i przetwarzanie danych w ramach ww. zgłoszenia nie wymaga zgody ani nawet wiedzy osób fizycznych, których te dane dotyczą.

Na kim ciąży obowiązek zgłoszenia i jakie są sankcje?

Obowiązek zgłaszania beneficjentów rzeczywistych dotyczy spółek: jawnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnych (z wyjątkiem spółek publicznych) oraz – od 1 marca 2021 roku – prostych spółek akcyjnych. 

Ustawa AML przewiduje dwa rodzaje sankcji związanych z nieprzestrzeganiem jej przepisów: administracyjne i karne. Zgodnie z art. 153 ust. 1 ustawy AML, spółka, która nie dopełni terminowo ciążącego na niej obowiązku, podlega karze administracyjnej w wysokości do 1 miliona PLN. Jak podkreślono w komunikacie Ministerstwa Finansów, ustawa AML nie przewiduje instytucji “czynnego żalu” (wynikającej z art. 16 Kodeksu karnego skarbowego), zatem przestrzeganie terminów ustawowych jest niezwykle istotne z punktu widzenia odpowiedzialności finansowej spółki.

Drugim rodzajem sankcji odnoszących się do naruszeń obowiązków i procedury zgłaszania beneficjentów rzeczywistych jest odpowiedzialność karna za składanie fałszywych oświadczeń (oświadczenie o świadomości odpowiedzialności karnej w tym zakresie jest dołączane przez osoby reprezentujące spółkę do zgłoszenia).

Trzy słowa na koniec, czyli podsumowanie

Podsumowując: każda spółka (z wyłączeniem spółek publicznych), działając poprzez osoby uprawnione do jej reprezentacji zgodnie z KRS, zobowiązana je zgłosić do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych drogą elektroniczną wszystkie osoby fizyczne posiadające nad nią bezpośrednio lub pośrednio kontrolę lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna – pod rygorem kary administracyjnej w wysokości do 1.000.000 PLN.

Termin dokonania zgłoszenia to:

13 lipca 2020 roku – dla spółek wpisanych do KRS przed 13 października 2019 roku oraz;

7 dni od wpisania do KRS – dla pozostałych spółek.